在市场监管领域，执法文书是行政执法活动的重要载体，其规范性直接关系到执法程序的合法性、处罚决定的公信力以及行政争议的风险防控。从立案到结案的全流程中，任何环节的文书瑕疵都可能导致证据效力瑕疵、程序违法甚至行政败诉。本文结合《行政处罚法》《市场监督管理行政处罚程序规定》等法规要求，系统梳理20个高频错误，为执法人员提供可操作性的规范指引。
一、立案阶段：筑牢执法程序第一防线
立案是行政执法的起点，文书规范性直接影响后续调查方向的合法性。此阶段需重点关注文书要素的完整性与法律表述的严谨性。
1. 案件来源登记表：告别模糊化，明确处理路径
常见问题：部分执法人员在填写案源处理意见时，习惯使用“同意处理”“继续核查”等模糊表述，未明确后续工作步骤，导致案件处理方向不清晰。
规范要求：
- 处理意见需体现具体行政行为，例如：
- 对线索清晰的案件：“建议指派执法人员张三（执法证号：XXX）、李四（执法证号：XXX）开展初步核查，重点查明当事人是否存在涉嫌XX违法行为”；
- 对线索存疑的案件：“因现有证据不足，建议向举报人XX补充调查XX信息，再作处理”。
法律依据：《市场监督管理行政处罚程序规定》第十九条要求，办案机构应当对投诉、举报等案源进行核查，决定是否立案。明确处理意见是履行法定程序的体现。
2. 立案审批表：格式与内容的双重严谨性
常见问题：案由表述随意（如“XX公司卖假货案”）、遗漏“涉嫌”字样、未记载执法证号、法律依据引用笼统（如仅写“违反相关法律规定”）。
规范模板：
- 案由：严格遵循“涉嫌 违法行为性质 案”格式，例：“涉嫌未取得食品经营许可从事餐饮服务案”；
- 核查情况：需载明“经核查，当事人涉嫌于XX年XX月XX日实施XX行为，违反《XX法》第XX条第XX款，建议立案调查。核查人员：张三（执法证号：XXX）、李四（执法证号：XXX）”；
- 审批意见：办案机构负责人需明确“同意立案，由张三、李四承办”，部门负责人签署“同意立案”并注明日期。
风险提示：未标注“涉嫌”可能被质疑“未审先判”；未记载执法证号可能构成程序瑕疵，在行政诉讼中面临举证不能的风险。
二、调查取证：细节决定证据效力
调查取证是查明违法事实的核心环节，文书制作需满足“真实性、合法性、关联性”要求，尤其注意证据形式的合法性。
3. 现场笔录：还原现场的“显微镜”
关键细节把控：
- 时间记录：精确到分钟（例：2025年5月10日14:30-15:15），用于证明检查时长与程序合法性；
- 强制措施告知：实施查封、扣押时，需完整告知当事人：“根据《XX法》第XX条，现决定对XX财物实施查封，期限XX日。你有权在XX日内申请行政复议或提起行政诉讼”；
- 当事人确认：笔录结尾需由被检查人手写“笔录我已核对，内容属实”并签名、捺印，涂改处由当事人逐处签字确认或加盖骑缝章；
- 空白处处理：最后一行空白处划“以下空白”斜线，防止事后添加内容。
典型案例：某药店现场检查时，执法人员未记录当事人提出的“药品已下架”申辩意见，导致后续处罚因未陈述申辩被法院撤销。
4. 责令改正通知书：违法行为的“终止符”
适用场景：只要存在违法行为，无论是否立案，均需下达此文书（《行政处罚法》第二十八条）。
规范要素：
- 法律依据：引用具体条款（例：《产品质量法》第四十九条），禁止使用“根据相关法律规定”等模糊表述；
- 整改期限：合理设定（例：“限你单位于3个工作日内完成整改”），需考虑行为性质与整改难度，避免“1日内整改”等不切实际的要求。
5. 行政强制措施决定书：文书链的完整性把控
文书体系要求：
- 法律依据：必须引用《行政强制法》及单行法双重依据（例：“根据《行政强制法》第二十二条、《食品安全法》第一百一十条，决定查封XX仓库”）；
- 财物清单：逐项列明查封/扣押物品（名称、规格、数量、包装状况等），与现场笔录记载一致；
- 文书闭环：解除强制措施时需制作《解除通知书》，并与审批表、决定书共同入卷，缺失任一环节可能构成“超期扣押”违法。
6. 委托书：代理权限的书面载体
必要要素：
- 需载明委托事项（如“代为接受询问、提交证据”）、代理期限；
- 委托人（法定代表人）与被委托人需当面签字、捺印，企业委托需加盖公章；
- 自然人委托需附双方身份证复印件，企业委托需附营业执照副本复印件。
实务提示：口头委托或仅有委托人签字、无日期的委托书无效，可能导致调查程序违法。
7. 询问笔录：言词证据的固定艺术
制作要点：
- 开头规范：首次询问需告知“我们是XX局执法人员（出示证件），现依法对你进行询问，你有陈述、申辩和申请回避的权利…”；
- 内容逻辑：按照“主体身份→违法事实发生经过→证据来源→后果影响”顺序提问，避免诱导性表述；
- 关键修改：涉及违法金额、时间节点等核心事实的修改，需由被询问人在修改处签字并注明“修改属实”，或重新打印该页。
8. 书证：从来源到形式的双重确认
合法性要件：
- 提供人确认：复印件需由提供人注明“经核对与原件一致”，签名（企业需盖章）并注明日期；
- 执法人员审核：执法人员需签署“经核对，提供人XX与签字人一致，原件已退还”并签字；
- 例外情形：电子数据截图需记载提取路径（如“从XX网站XX页面截取”），并由网站管理人员签字确认。
9. 音像资料证据：让无声证据“说话”
规范载体：使用《证据提取单》载明以下内容：
- 证明事项（例：“证明当事人在XX场所存放涉嫌侵权商品”）；
- 取证细节（拍摄时间：2025年5月12日9:00，拍摄地点：XX仓库，拍摄人：张三）；
- 当事人确认（需注明“音像资料内容属实”并签字，拒签需注明“当事人XX拒绝签字，见证人XX在场”）。
技术建议：优先使用执法记录仪全程录像，导出时保留原始存储介质，避免剪辑篡改。
三、案件处理：法律适用与裁量的精准度
此阶段涉及法律依据的准确引用、自由裁量的合理说明，是文书体现执法公正性的关键。
10. 调查终结报告：事实与法律的桥梁
核心要求：
- 违法事实认定：详细描述时间、地点、人员、行为、后果，例：“当事人于2025年4月1日至15日，在XX店铺以XX元/件的价格销售XX牌化妆品，货值金额XX元，违法所得XX元”；
- 法律引用：精确到条、款、项、目（例：《反不正当竞争法》第十二条第二款第一项），并说明该条款调整的具体行为；
- 裁量理由：引用《市场监管领域行政处罚裁量基准》，例：“鉴于当事人初次违法且主动整改，依据XX基准第XX条，建议从轻处罚”。
11. 行政处罚告知审批表：裁量过程的内部留痕
审批重点：
- 需载明“经审查，当事人违法事实清楚，拟依据《XX法》第XX条处罚，建议告知当事人拟作出的处罚内容及陈述、申辩权利”；
- 经办机构负责人需明确“同意拟处罚意见，建议告知”，部门负责人签署“同意告知”并注明日期，禁止简单签“阅”。
12. 行政处罚告知书：权利告知的法定程序
内容一致性：
- “违法事实”需与调查终结报告完全一致，避免出现“告知书遗漏关键违法事实”导致程序违法；
- 救济权利：明确告知“你可在收到本告知书之日起3个工作日内提出陈述、申辩，逾期未提出的视为放弃权利”；
- 裁量基准引用：例：“依据《XX裁量基准》第XX条第XX项（从轻处罚情形），拟作出XX处罚”。
13. 集体讨论记录：重大决策的程序见证
规范记录：
- 参会人员需列明职务（例：局长XXX、法规科科长XXX、办案机构负责人XXX）；
- 讨论内容需记载不同意见及最终结论，例：“参会人员一致认为，当事人违法行为社会影响较大，依据《XX法》应顶格处罚”；
- 记录结尾由主持人、记录人、全体参会人员签字确认。
14. 行政处理决定审批表：全流程的最终审核
记载要点：
- 陈述申辩处理：若当事人提出申辩，需载明“经复核，当事人提出的XX理由不成立，不予”；
- 听证情况：涉及听证的，需记载“听证会查明XX事实，与调查认定一致”；
- 审批意见：部门负责人需明确“同意作出XX号处罚决定”，禁止“同意处理”等模糊表述。
15. 行政处罚决定书：执法结果的权威载体
必备要素：
- 违法条款与处罚条款分离：例：“违反《XX法》第XX条第XX款（禁止性规定），依据《XX法》第XX条第XX款（处罚性规定）处罚”；
- 罚没许可证编号：记载作出处罚决定机关的罚没许可证号（例：XX财罚证字〔2025〕XX号）；
- 履行方式：明确“限15日内到XX银行缴纳罚款，逾期每日按罚款数额的3%加处罚款”；
- 救济途径：准确告知复议机关（例：“可向XX人民政府或XX局申请行政复议”）及诉讼法院（例：“向XX区人民法院提起行政诉讼”）。
四、后续工作：闭环管理与执法透明
16. 送达回证：程序合法的最后一公里
送达规范：
- 直接送达需由两名执法人员签字（例：送达人：张三、李四），受送达人签字并注明日期；
- 邮寄送达需附EMS回单，注明“行政处罚决定书”字样及邮寄日期；
- 公告送达需在官网或主流媒体刊登公告，并留存截图或报纸原件。
17. 结案审批表：财物处置的清晰台账
填写要求：
- 罚没财物需详细记载：“没收假冒商品XX件，已依法移交XX部门销毁（附销毁记录）”；
- 罚款缴纳情况：“当事人于XX年XX月XX日缴纳罚款XX元，加处罚款XX元，共计XX元，已上缴国库”；
- 结案意见：“经审查，当事人已履行处罚决定，案件予以结案”。
18. 卷内备考表：案卷完整性的说明书
记载场景：
- 缺损情况：“第XX页至XX页因档案受潮缺失，其余内容完整”；
- 修改说明：“第XX页当事人签字系补签，原因为XX，经办人：XXX”；
- 由立卷人（办案人员）、检查人（档案管理人员）签字确认，注明立卷日期。
19. 文书装订与页码编写：档案管理的基础规范
操作标准：
- 装订顺序：立案审批表→调查取证材料→案件处理文书→送达回证→结案材料；
- 页码编写：使用阿拉伯数字从“1”开始，正面右上角、背面左上角，空白页不编；
- 禁止使用金属装订物，宜用棉线三孔一线装订，确保长期保存。
20. 行政处罚决定公开：阳光执法的法定要求
公开要点：
- 需公开的信息：当事人名称、违法事实、处罚结果、作出决定日期等（涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的除外）；
- 留存记录：在案卷中附网站公示截图（需显示网址、公开时间、页面完整信息），或打印公开页面并加盖档案章；
- 公开时限：自决定作出之日起7个工作日内，通过政府官网、信用信息公示系统等平台公开。
结语：规范文书背后的执法理念
执法文书的规范性不仅是形式要求，更是法治思维的体现。从立案时的“涉嫌”表述到结案时的财物处置，每个细节都蕴含着“疑罪从无”“程序正当”“处罚与教育相结合”的执法理念。建议执法人员建立“文书自查清单”，在每个环节对照要点逐项检查，通过标准化操作降低执法风险，提升市场监管的公信力与权威性。
从上文，大家可以得知关于送达人的一些信息，相信看完本文的你，已经知道怎么做了，集么律网希望这篇文章对大家有帮助。
